Sự khác biệt giữa một
buổi họp thành công hay vô nghĩa nằm ở sự chuẩn bị và sắp xếp.
Chúng ta luôn phàn
nàn về việc phải tham dự quá nhiều cuộc họp, nhưng một khi chúng phát huy tác dụng,
doanh nghiệp sẽ có được những ý tưởng, doanh thu, năng lượng cũng như uy tín mới.
Vậy, chúng ta phải làm gì để chắc chắn những điều trên sẽ xảy ra ?
Ba yếu tố của buổi
họp
Một buổi họp nên
chia làm ba phần: trước, trong, và sau cuộc họp. “Có rất nhiều lời khuyên
được đưa ra trong quá trình buổi họp. Quan trọng nhất là bạn phải biết kiểm
soát thời gian, tập trung vào chủ đề, cùng với đó là đảm bảo những người “nói
nhiều” không “vùi dập” những người rụt rè hoặc mới gia nhập công ty.
Bên cạnh đó, cũng
có rất nhiều mẹo cho phần “sau cuộc họp”, như đi đến các thỏa thuận cụ thể,
theo dõi và thực thi những đầu việc được thống nhất trong cuộc họp, cũng như thời
hạn thực hiện. Trong khi đó, rất ít người đế ý đến khâu chuẩn bị trước đó, mà
theo tôi đây là mấu chốt khiến cuộc họp thành công hoặc thất bại”
Để cuộc họp được thành công, doanh nghiệp cần
xác định được 3 yếu tố sau:
Thứ nhất, xác định
mục đích của cuộc họp: Những cuộc họp hiệu quả nhất là những cuộc họp thiên về
hành động, với mục tiêu rõ ràng hoặc kết quả mong muốn.
Thứ 2, giới hạn số
lượng: Nhìn chung, số lượng người tham gia càng lớn thì nguy cơ mất tập
trung càng cao. Hãy suy nghĩ về việc liệu những người đó có thực sự cần có mặt
không hay chỉ cần cập nhật kết quả sau đấy. Tuy nhiên, chúng ta cần phải xử lý
vấn đề này một cách khéo léo để khiến mọi người cảm thấy rằng chúng ta đang cố
gắng giải phóng thời gian trong lịch trình của họ, chứ không phải gạt họ ra
ngoài cuộc thảo luận.
Thứ 3, chương trình
họp không chỉ là hình thức: Chương trình rất quan trọng vì nó giúp thiết lập
kế hoạch tốt. Chúng nên được phân phát kịp thời cho những người tham gia để họ
đọc và chuẩn bị trước khi cuộc họp diễn ra. Tất cả người tham gia nên biết
chính xác họ cần chuẩn bị những hành trang gì trước khi bước vào cuộc họp.
Bố trí không gian họp
Không gian cho buổi
họp cũng là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công của doanh
nghiệp. Một buổi họp trong văn phòng không ai sử dụng hoặc trong một quán
cà phê chắc chắn sẽ không tạo ra ấn tượng như họp trong một căn phòng đúng kích
cỡ, trong một vị trí ấn tượng, tiện lợi cùng cơ sở vật chất tốt
Nếu doanh nghiệp
không có thiết bị như vậy sẵn trong văn phòng của bạn, bạn có thể tính đến chuyện
thuê
phòng họp theo ngày, nửa ngày hoặc theo giờ. Điều này hoàn toàn không ảnh
hưởng gì, ngay cả khi những người tham gia biết phòng họp này không trực thuộc
trụ sở doanh nghiệp bạn. Việc sắp xếp phòng họp phải thể hiện sự tôn trọng và
hiệu quả vì đó chính là một thông điệp ẩn đầy thiện chí.
Phòng họp VIP
Nếu bạn thuê phòng
họp tạm thời, hãy suy nghĩ về loại phòng cũng như kích thước sẽ phù
hợp với loại cuộc họp của bạn: phòng họp lãnh đạo, phòng họp chữ U, hoặc
phòng kiểu lớp học ? Sau đó, bạn hãy suy nghĩ đến những tính năng bổ sung. Nếu
người tham gia cảm thấy đói hoặc khát thì hiệu quả buổi họp sẽ giảm đi, vì vậy
họ có thể cần trà, cà phê, và nước, bữa nhẹ hoặc ăn trưa. Chỗ ngồi của họ cũng
cần có đủ không gian để đặt tách hoặc đĩa. Các đơn vị cho thuê phòng họp uy tín
có thể đáp ứng tất cả các vấn đề này.
Phòng họp chữ U
Sau đó, hãy kiểm
tra cơ sở vật chất, và những người có mặt tại cuộc họp xem họ cần gì : bảng kẹp
giấy, bảng trắng, hay chỗ để in hoặc photocopy? Liệu mọi người sẽ theo dõi các
bài thuyết trình, với chỗ ngồi được bố trí phù hợp? Dĩ nhiên các nhà cung cấp
phòng họp sẽ phục vụ tất cả những yêu cầu trên, nhưng để chắc chắn, tốt nhất bạn
nên hỏi trước.
Một trong những tiện
ích hiện nay chính là họp qua video. Thông thường, các cuộc họp phải bao gồm tất
cả người tham gia ngồi trong cùng một phòng, nhưng với sự phát triển của công
nghệ, giờ đây điều này không còn cần thiết. Vì vậy bạn vừa phải xem xét những
ai sẽ tham gia cuộc họp và vừa phải tính toán xem họ tham gia bằng cách nào. Họp
qua video với chất lượng cao có thể tiết kiệm hàng ngàn USD chi phí đi lại và
thời gian, và điều này cũng có lợi cho môi trường. Một lần nữa, bạn
cần kiểm tra với nhà cung cấp phòng họp trước xem họ cung cấp những tiện ích
như vậy không.
Trong con mắt của một
khách hàng tiềm năng, sự sẵn sàng của bạn đối với một cuộc họp là minh họa rõ rệt
nhất về chất lượng dịch vụ mà doanh nghiệp bạn cung cấp. Thay vì xem những điều
này là không quan trọng, việc chuẩn bị ghế ngồi, thức ăn và phòng họp có thể tạo
nên sự khác biệt giữa thành công và thất bại của công ty bạn. Nếu bỏ qua những
điều này, bạn có thể sẽ gặp rắc rối trong và sau cuộc họp ngay cả
khi nó chưa bắt đầu
Có thể bạn quan tâm
: cho
thuê phòng họp, cho
thuê hội trường giá rẻ
